| 間接業務のどこに非効率が残っているのか？
実際にどこに
非効率があるのか？
愚直に手作業を減らし続けましょう。手作業は色々な意味で問題をはらみます
やはり、作業負荷が高く効率が悪いのは手作業です。まずは堅実に手作業を減らすことを考えましょう。
余談ですが手作業には効率性のほかにも大きな問題があります。
それは、手作業は作業のやり方が担当者独自のものになりがちなことです（作業の属人化）この場合、管理者や同僚の方はその業務の作業方法がわからない状態となります。こうなると、忙しい時に他の担当者と作業を分担することもできず、離職時に職務を引き継ぐことも難しくなります。
いくつかの中小企業のお客様から、『間接業務の担当者が離職した後に新しい担当者を雇ったのはいいけれど、業務内容をすぐに継続できずに困った』というお話を伺ったこともあります。
そんなに手作業の業務って残っている？（部分的に残っています）
このように手作業は色々な意味から減らすべきなのですが、1990年代ならともかく、令和になった現在であれば間接業務のなかでまるまる手作業で行っている業務は少ないと思います。
ではある程度ソフトウェアの活用が進んだ現在の間接業務のどこに手作業（非効率）が潜んでいるのでしょうか？
当時は業務用ソフトウェア・ハードウェアが高価でした。さらにユーザー企業はハードウェアの運用を自社で行う必要がありましたので、IT予算・IT人材が少ない中小企業にとって業務ソフトウェアの導入はハードルが高すぎました。
特に間接業務はIT化が後回しとなる事が多く、手作業の割合が大きかったのですが、労働人口の減少が深刻化する前の時代だったのであまり気にされていなかったのが実情でした。
安価な業務用ソフトウェアやクラウドサービスの普及により、業務ソフトウェアの活用が徐々に広がっていきました。その結果、業務まるごと手作業という領域はかなり減りましたが、以下の大きく2つのパターンで『部分的な』手作業が残っており間接業務の業務効率低下の原因となっています。
これらの部分的な手作業は経営層からは見えにくく、隠れた非効率となっていますが、確実に間接部門の負担となっています。
隠れ非効率（部分的な手作業）の2つのパターン
①段階的に導入してきた業務用ソフトウエア間のデータのやり取り
②ソフトウェアがカバーしていない一部分の作業
部分的な手作業による非効率は、月締めの繁忙に直結しています
さて上の例図を見てピンときた方も多いと思いますが、これらの手作業の多くは月締めの一番忙しい時に発生する作業です。ただでさえ忙しくバタバタしている月締めの時を狙いすましたように発生する手作業は、間接部門の月末月初の作業負荷の波を大きくはね上げる原因の一つとなっています。
間接部門の業務効率化は、これら部分的な手作業を減らすことにより月締め繁忙の波を小さくして適切な人員配置を行うところからです。
部分的に残る手作業だからといって見過ごすべきではありません。多くの企業は繁忙の波のピークの業務量に合わせて人員を配置しているからです。
月締め作業に残る部分的な手作業を削減して、忙しさの波のピークを小さくする
余裕がでた間接部門はどうすればいいのか？
間接部門の効率化で生まれる人手の余裕は、営業支援など、新たな価値を生み出す活動にあてるのが良いと考えます。
間接部門が10名以上の大企業ならばいざ知らず、一般的な中小企業の間接部門は数名体制です。そこで効率化をしたとしても数名分の作業量を減らせるほどの効果は現実的に期待できません。0.5人分の効率化といったくらいの結果が普通です。
その場合、手が空いた分は営業支援などに振り分けるのが良いでしょう。営業人員も足りないご時世ですので、営業マンのデスクワーク（例えば月末の売上数値の集計・確認や書類の作成）や、顧客との簡単なやり取り対応などを間接部門で巻き取ります。
そして雑務から解放された営業マンがより売上拡大に直結する活動に専念することにより、業務の効率化（コスト削減）と売上げ拡大の両取りを狙うというわけです。