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ボックス管理画面を表示する

画面左下の『各種設定』をクリックして各種設定画面を開きます。
各種設定画面の中から『ボックス管理』をクリックしてボックス管理画面を開きます。

ボックス管理画面(全般)

① ボックスを新規登録ボタン
  受取り請求書・送付請求書を登録できるボックスを追加するのはこのボタンからです。
② 登録済みのボックスの一覧
  登録されている全ボックスを一覧表示します。

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ボックス管理画面右上の『+ボックスを新規登録』ボタンをクリックします。

ボックス追加画面が開きますので必要な情報を入力して登録ボタンをクリックするとボックスが追加されます。

① 社内向け表示名
  請求書ボックス上で自社のユーザーに表示する名前です。取引先にはこの名前は見えません。
  ※社内で分かりやすい名前をつけてください(例:xx部の専用ボックス…など)
② 取引先向け表示名
  請求書ボックスを使って請求書の電子送付・受取りを行っている場合に、取引先に表示される名前です。
  ①社内向け表示用の名前ではなく、取引先に見せてもよい名前にしてください(○○株式会社xx部…など)
③ メイン担当者
  このボックスの管理責任者です。
  ※このボックスに請求書を登録する時に画面に初期表示される『担当者』は、
  このボックスのメイン担当者に指定されたユーザーです。

原則として請求書をアップロードした際に担当者として表示されるのは該当のボックスのメイン担当者(例ではボックス太郎)ですが、
取引先ごとの担当者が設定されている場合(A株式会社の担当者が担当花子さん)に、A株式会社の請求書を登録しようとした際の担当者の初期表示は担当花子となります。
請求書登録時の担当者の初期表示ルールは、
【第1優先】請求書の会社(取引先)の担当者、それが設定されていなければ、
【第2優先】ボックスのメイン担当者を表示となっています。
社内で、承認担当が取引先毎に分かれている場合にはおススメの機能です。

ボックスの追加が完了するとボックス管理画面に戻ってきます。
いま追加したボックスが表示されています。

ボックスの表示

ボックスを追加すると、画面左側のボックス一覧に追加表示されます。ボックス名の右側の『v』をクリックするとボックスが下に開きます。
※一般アカウントの表示例。紹介アカウントの場合は送付請求書のボックスは表示されません。

全てのボックスを開くと以下のような表示になります。

① 担当中のすべての請求書
  これはボックスではなく、下に並んでいる全てのボックスの中の請求書をまとめて見るための機能です。
  ※『受領請求書』をクリックすると、②と③のボックスの『受領請求書』の中に入っている請求書をまとめて表示します。
  ※『送付請求書』も同様に、見ることができるボックス内の『送付請求書』の中の全ての請求書をまとめて表示します。
② ひとつめのボックス(アカウント登録時に自動で作成されたボックス)
  アカウント登録時に自動で作成されるひとつめのボックスは、初期状態ではボックス名が会社名となっています。
  クリックするとこのボックスに格納された請求書だけが表示されます。
③ ふたつめのボックス(上記の操作で追加した新しいボックス)
  クリックするとこのボックスに格納された請求書だけが表示されます。

『担当中のすべての請求書』を選択した場合の注意点

複数のボックスを使っている場合に、『担当中のすべての請求書』の『受領請求書』または『送付請求書』を選択すると、
複数のボックス内の請求書をまとめて見ることができて便利ですが、注意点があります。

『担当中のすべての請求書』の『受領請求書』を選択している状態では、受取請求書の新規登録はできません。
請求書の追加をする場合は、請求書を追加したいボックスの『受領請求書』を選択してください。

同様に、『担当中のすべての請求書』の『送付請求書』を選択している状態では、送付請求書の新規登録はできません。
請求書の追加をする場合は、請求書を追加したいボックスの『送付請求書』を選択してください。

『担当中のすべての請求書』を選択している状態で請求書を新規登録しようとした場合には、
システム側が「どのボックスに対する新規登録か」が判断がつかないためこのような制御になっております。

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お問い合わせ

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請求書ボックス事務局

TEL092-723-1929
[受付時間]平日9:00~18:00 但し、銀行休業日は除きます。